Il primo elemento utile per mettere in pratica una campagna di email marketing è il piano editoriale: permette di capire se è veramente il caso di intraprendere questa strada e in caso positivo qual è la direzione da seguire. Per far ciò è bene seguire i seguenti punti:

• Obiettivi di un’email
• Frequenza di invio
• Scelta dei contenuti
• Gestione del tempo
• Vantaggio per i lettori

Definire l’obiettivo delle proprie email è il primo step, fondamentale per capire a chi rivolgersi con quale linguaggio e con quali contenuti. Si scrive sempre con un obiettivo: informare (sulla riapertura della struttura, o sulla disponibilità della piscina o ancora sulle curiosità del territorio), vendere (la promozione per il weekend o l’upgrade della camera già prenotata) o mantenere una relazione (ricordando il codice sconto di una promozione, dando informazioni sulle condizioni meteo che l’utente troverà al suo arrivo, chiedendo il livello di soddisfazione dopo una vacanza). Non è detto che questi obiettivi debbano essere trattati separatamente: è possibile, per esempio, scrivere per informare e inserire comunque un contenuto di tipo commerciale.

Una volta stabiliti gli obiettivi, il piano editoriale aiuta nella scelta dei contenuti e nella loro gestione nel tempo. Serve quindi capire con quale frequenza scrivere, in modo da non infastidire ma anche da non far passare troppo tempo tra un’email e l’altra. Si dice che l’ideale per una struttura ricettiva si attesti tra una o due volte al mese.

Stabilita la frequenza, è bene dare un’occhiata al calendario: in base alle festività, agli eventi che caratterizzano il territorio in cui si trova la struttura da promuovere, si può produrre una scaletta di contenuti. Così per i mesi estivi si potrà parlare a esempio delle spiagge della zona, o degli eventi di grande richiamo.

Trovati gli argomenti legati al calendario che possano incuriosire e attrarre gli utenti, se rimangono dei vuoti da colmare, il piano editoriale si rivela utile nel gestire il tempo per trovare nuovi contenuti in modo da non rimanere scoperti, facendo leva sulle caratteristiche del posto, parlando quindi di monumenti se è forte l’aspetto culturale, o di ricette particolari e stagionali se è molto importante la tradizione culinaria. È bene quindi calendarizzare le proprio email e prepararsi in tempo per ogni invio.

Trattando la gestione dei contenuti da scrivere in un’email è fondamentale non dimenticare a chi si sta scrivendo e perché si sta scrivendo. L’utente non dovrà mai percepire i messaggi come inutili o fastidiosi: al contrario, dovrà pensare di ricevere qualcosa di vantaggioso per lui, un vantaggio reale per il suo futuro soggiorno da programmare o già programmata. L’invio massivo, considerando quanto appena detto, non avrebbe il minimo senso: è il caso quindi di differenziare il contenuto per target, scrivendo alle famiglie quali attività da poter svolgere con i propri bambini sono disponibili nei dintorni, alle coppie quali sono i ristoranti con le atmosfere più romantiche nella zona e agli uomini d’affari quali sono i servizi e le tempistiche utili per mantener fede ai propri impegni lavorativi.

E ora tocca al vostro piano editoriale, buon lavoro a tutti.