Come produrre e utilizzare il materiale informativo cartaceo del tuo Hotel

Nell’era storica in cui il digitale pervade ogni singolo aspetto, al contrario di quanto si possa pensare, il materiale cartaceo non è passato di moda, né ha perso di importanza strategica, ma rimane fondamentale in alcuni contesti e formati ed è fondamentale per avere una strategia di marketing completa e mirata.

La comunicazione, intesa come insieme di ogni espressione del vostro hotel, dall’immagine coordinata alla comunicazione scritta, verbale e non verbale, è ciò che vi distingue sul mercato e aiuta a farvi ricordare. Più un hotel riesce a offrire un’immagine di sé definita e coerente, più si distingue dagli altri e permette ai clienti di riconoscerlo e di sceglierlo.

Una volta chiarita l’identità della struttura, è necessario mantenere la coerenza tra tutti gli elementi della comunicazione e contemporaneamente adeguarsi allo strumento di comunicazione che si sta utilizzando e al target che riceverà quella comunicazione. In sostanza l’identità va declinata correttamente nei vari contesti offline e online (brochure, biglietti da visita, carta intestata, sito istituzionale, profili social, ecc..).

Quali sono i materiali cartacei più utilizzati? A chi si rivolgono e cosa devono comunicare?

1. Biglietto da visita, è un concentrato di identità della struttura: in un piccolo spazio cartaceo deve essere presente il logo e il nome dell’hotel, i riferimenti telefonici, quelli web e social e l’indirizzo fisico. Deve includere i colori e il font scelti per la comunicazione. Può essere rivolto sia all’ospite della struttura che lo troverà magari alla reception, sia agli operatori in situazioni come le fiere di settore.
2. Brochure, è lo strumento in cui meglio si approfondiscono le informazioni sulla struttura e i suoi servizi, per lo più rivolta agli operatori del settore, quindi con un linguaggio adeguato. Devono essere presenti elementi di richiamo con il sito web e con la scheda tecnica che rendano il tutto riconoscibile. Nel caso in cui alcuni servizi hanno un‘importanza particolare (si pensi alle spa o ai ristoranti) può essere il caso di produrre delle brochure specifiche per il servizio in questione.
3. Flyer, è lo strumento informativo, più sintetico della brochure, in cui si descrive la struttura e i suoi servizi. È rivolto all’ospite che può trovarlo sia alla reception che in camera. Deve contenere quindi informazioni effettivamente utili per chi sta soggiornando in struttura (orari della colazione, orari di apertura della spa, etc) e utilizzare un linguaggio accattivante ma coerente con l’identità.
4. Giornalino, è uno strumento che contiene informazioni giornaliere per l’ospite in struttura, come il menù del giorno, le condizioni meteo del giorno, l’escursione consigliata, etc. Tendenzialmente si propone all’ospite al momento della colazione. Il linguaggio è informale e i testi sono corti per rispecchiare il mood vacanziero dell’ospite, ma pur sempre coerente con l’identità della struttura.
5. Lettera di benvenuto, è uno strumento di accoglienza per l’ospite che la troverà in camera al suo arrivo. Oltre a dare il benvenuto, serve a dare le primissime informazioni utili all’ospite che è appena arrivato, come la password del wifi, gli orari della reception, i servizi a sua disposizione in struttura. Anche in questo caso il linguaggio non sarà freddo e pesante, anzi dovrà far sentire l’ospite come a casa, mantenendo sempre coerenza con l’identità veicolata negli altri strumenti.