#r2buzz L’intervista a Dan Cormany

r2buzz__cormanyDan Cormany, docente della Florida International University di Miami, è esperto nella progettazione strategica di eventi e da oltre 30 insegna ed è coinvolto nell’organizzazione di eventi speciali di vario tipo: concerti, festival, convention, fiere, manifestazioni sociali, sportive e politiche, parate, fundraising, etc. R2 lo ha intervistato per la rubrica #r2buzz.

R2: Nei tuoi 30 anni di esperienza nella pianificazione e organizzazione eventi sei stato coinvolto in “top events”. Quanto è importante la vision in  un evento?

D.: La vision che sta dietro un evento sta diventando sempre più importante e questo perché ultimamente stanno prendendo piede eventi troppo generici, il cui tema è banale e troppo spesso copiato. Per esempio gli eventi legati alle Arts&Crafts sembrano tutti uguali e hanno perso identità. L’unicità di un evento determina il suo successo e quindi la vision è fondamentale. Il concept può essere replicato, ma deve almeno essere unica la sua implementazione. Non copiare ed essere unici sono due regole d’oro.

R2: Quali sono gli ingredienti di un evento di successo?

D.: L’unicità è l’ingrediente principale. Si deve riuscire a creare un legame emozionale con le persone e bisogna garantire il cosiddetto “wow-factor” che però deve essere genuino e non artificiale. Non occorre che sia qualcosa di esagerato, costoso, può anche essere semplice, ma ben fatto. Deve essere memorabile, qualcosa di cui parlare il giorno dopo.

R2: Nella programmazione di un grande evento, qual è il primo passo?

D.: Il primo passo è capire cosa chiede il committente, che è colui per cui l’evento nasce e viene programmato. La prima cosa da fare è trascorrere del tempo con lui, parlarci a lungo, capire la sua vision e che risultato si aspetta. Il secondo passo è capire se l’idea è realizzabile o no, confrontarsi quindi con la realtà, fare quindi il cosiddetto reality check.

R2: Che professionisti sono coinvolti nella pianificazione e organizzazione di un evento?

D.: Questo dipende molto dal tipo di evento, se si tratta di una convention, un festival, una fiera. Ogni evento ha una diversa composizione di equipe e professionisti. La base è certamente composta dal gruppo che si occupa del marketing (rivolto ai partecipanti, ai partner, agli espositori) che interviene già nelle prime fasi; poi vi è chi si occupa dei contenuti concreti dell’evento e ovviamente chi è coinvolto nelle attività organizzative (operations) ad esempio nel set up dell’evento e nella produzione, nel timetable e nei contratti.

R2: Che numeri ha un grande evento (ad es. in termini di costi, revenue, biglietti venduti etc.)?

D.: Posso riportare l’esempio del SOBEWWF (n.d.r. festival organizzato dalla FIU University e pensato come strumento di fund-raising per la Chaplin School of Hospitality & Tourism Management; si svolge ogni febbraio nella spiaggia di South Beach a Miami, dura 4 giorni ed è giunto alla 14° edizione; prevede esibizioni, degustazioni e show con figure di spicco del food&beverage: grandi chef, produttori di vino e superalcolici, personalità dello spettacolo). In soli 4 giorni l’edizione del 2015 ha avuto introiti per 20 milioni di $, con 10 milioni di $ di costi e 2 milioni di $ raccolti per la Chaplin School, più di 70.000 partecipanti, 73 eventi molti dei quali in contemporanea, 150 chef, oltre 1000 studenti volontari.

I numeri dipendono sempre dalla portata dell’evento stesso e bisogna considerare che i costi incidono moltissimo e gran parte degli introiti viene poi assorbita dalla società che gestisce l’organizzazione dell’evento, ovvero il General Service Contractor. Tra i costi ci sono sicuramente il noleggio delle attrezzature e degli spazi, i trasporti, la quota destinata alla security e alle forze dell’ordine coinvolte. Tra i costi spesso non considerati ci sono: assicurazione, valutazione dei rischi e risk management, amministrazione. Bisogna considerare che un evento richiede un anno o addirittura due di preparazione.

R2: Come può essere coinvolta l’hotellerie nella pianificazione e organizzazione eventi?

D.: L’hotellerie è un settore già pienamente coinvolto, sia perché gli hotel sono la location preferita per gli eventi, in particolare per meeting e convention, sia per l’indotto generato. Negli USA l’80% del business degli hotel è rappresentato dai gruppi, e le strutture e la destinazione beneficiano indubbiamente dagli eventi.

R2: Per quanto riguarda le attività di marketing e management, come può un hotel supportare un evento?

D.: Senza dubbio offrendo la sua disponibilità in concomitanza con gli eventi. Se un evento si svolge in hotel l’intero staff è coinvolto a supporto e per un evento in città l’hotel può ipotizzare promozioni e agevolazioni per partecipanti, espositori etc.

R2: Sei stato in Sicilia già due volte. L’isola è stata scelta per ben due anni come sede di eventi top legati a Google. Dalla tua esperienza e impressione generale, che evento innovativo può avere un forte richiamo per la Sicilia?

D.: Questa domanda mi riporta agli ingredienti di un evento di successo. La forza della Sicilia è senza dubbio rappresentata dal suo popolo, dalla sua cordialità e accoglienza, che è genuina. Credo che eventi legati al suo background, alla sua storia unica e stratificata, siano unici e non replicabili altrove; tuttavia non so che appeal possa avere questo genere di eventi sulla generazione dei millenials. Altri eventi di interesse (festival nello specifico) possono essere legati al ricco patrimonio eno-gastronomico o alla musica popolare. Tuttavia i festival necessitano di un’organizzazione lunga, complessa e impegnativa; credo che la Sicilia possa essere invece ideale per due tipi di eventi diversi, ovvero:

-          Meeting strategici (di piccola portata), dove i committenti cercano sedi belle ed efficienti, ma anche dintorni interessanti per attività collaterali e per il tour dei partecipanti.

-          Incentive travel, ovvero viaggi aziendali o premio per clienti top e dipendenti, dove i committenti cercano destinazioni di fascino, in cui i partecipanti non si sarebbero altrimenti recati . Si tratta di clienti interessanti perché hanno una grande capacità di spesa.

R2: Crediamo che l’event management  possa spingere una destinazione. Hai esempi di eventi che hanno lanciato una destinazione?

D.: Ci sono molti esempi di questo tipo. Città come Orlando o Las Vegas sono nate dagli eventi. Un evento di interesse notevole in questo senso è lo Spoleto Festival in South Carolina, manifestazione di musica, arte e teatro, che si svolge a giugno da 30 anni, che ha letteralmente creato una destinazione, ovvero la cittadina di Charleston, e ha cambiato la percezione di un posto prima ignoto e sottovalutato nell’immaginario collettivo.

R2: Credi che un evento di successo possa essere replicato altrove? Come può diventare una best practice?

D.: A volte ciò è possibile, altre caratteristiche di un evento invece non possono essere replicate. Un evento semplicemente sradicato e copiato altrove non può funzionare, soprattutto se si tratta di un festival in cui gli aspetti territoriali, demografici, storici sono fondamentali. Una convention forse è più replicabile. Di fatto stiamo assistendo a un fenomeno di omogeneizzazione e “globalizzazione” anche da questo punto di vista, ma se ci pensiamo perché qualcuno dovrebbe venire in Sicilia per un festival gastronomico, se poi ritrova lo stesso cibo di altrove?

R2: Hai programmi speciali per il futuro prossimo?

D.: La nostra scuola ha un fitto calendario di eventi. Il prossimo weekend il campus ospiterà molti chef per un evento culinario in onore della moglie del Primo Ministro. A dicembre gli studenti saranno coinvolti in un tour speciale a Las Vegas negli hotel più grandi del mondo e nel dietro le quinte di importanti show e eventi. Non ci fermiamo mai!